Khoản đầu tư cần thiết để phát triển một cơ sở vật chất là rất lớn, do đó, điều quan trọng là phải dành đủ thời gian và nỗ lực cho giai đoạn lập kế hoạch để giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong tương lai. Phần này được thiết kế để giúp bạn lập kế hoạch cho một cơ sở quần vợt một cách hiệu quả.

Bất kể quy mô của dự án như thế nào, các bước sau đây nên được xem xét trong giai đoạn lập kế hoạch:

1. Khởi đầu/Xác định nhu cầu (Inception/needs)
2. Khả thi (Feasibility)
3. Tài trợ (Funding)
4. Thiết kế (Design)
5. Đấu thầu/Hợp đồng (Tender/contract)
6. Xây dựng (Construction)
7. Hoàn thiện (Completion)
8. Bảo trì (Maintenance)

Có một số câu hỏi cần được đặt ra trước khi bắt đầu một dự án loại này. Các câu trả lời sẽ giúp định hướng quy trình lập kế hoạch và đưa ra những lựa chọn tốt nhất. Hãy bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu và những gì bạn hy vọng đạt được, cụ thể là:

• Ai sẽ sử dụng cơ sở vật chất này ? Ví dụ, trình độ của những người chơi dự kiến là gì? Bạn có muốn thu hút khán giả hay truyền hình không ?
• Mức độ sử dụng cơ sở vật chất là bao nhiêu ? Bạn có muốn các sân sẵn sàng hoạt động quanh năm không? Bạn có muốn có thể chơi suốt cả ngày (và cả ban đêm) không ?
• Thời hạn của bạn là bao lâu ? Khi nào bạn sẽ bắt đầu dự án? Khi nào bạn dự định hoàn thành? Bạn muốn cơ sở vật chất này tồn tại trong bao lâu ?
• Ngân sách của bạn là bao nhiêu ? Bạn dự định chi trả cho cơ sở vật chất này như thế nào ?
• Bạn sẽ đo lường sự thành công của dự án bằng cách nào ? Chất lượng lắp đặt ? Số giờ sử dụng? Số lượng giải đấu được tổ chức? Sự hài lòng của khách hàng ?

Hãy cân nhắc việc thuê một đơn vị tư vấn. Với kinh nghiệm của mình, các tư vấn viên có thể trình bày nhu cầu của bạn rõ ràng hơn với nhà thầu xây dựng và giúp tránh những sai sót. Tư vấn viên có thể hỗ trợ xác định phạm vi công việc cần thiết, lập kế hoạch, cung cấp ngân sách thực tế, đánh giá hồ sơ đấu thầu của các nhà thầu và nhà cung cấp, giám sát xây dựng và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Thiết lập ngân sách (Set the budget):Bạn muốn (hoặc có khả năng) chi bao nhiêu? Bạn có thể cần ưu tiên một số khía cạnh của dự án, chẳng hạn như số lượng sân hoặc các tiện nghi đi kèm. Việc biết rõ mình muốn gì và hiểu rõ các lựa chọn sẽ giúp xác định và quản lý chi phí một cách chính xác.

Chọn địa điểm (Choose a site):Có một số vấn đề cần lưu ý khi xác định địa điểm phù hợp cho một cơ sở quần vợt, bao gồm:

• Địa điểm có đủ lớn không?
• Nền đất có bằng phẳng và cung cấp một nền móng ổn định cùng hệ thống thoát nước tốt không?
• Địa điểm có được che chắn khỏi tiếng ồn và không bị đổ bóng (đối với sân ngoài trời) không?
• Vị trí có thuận tiện cho tất cả người dùng tiềm năng tiếp cận không?
• Việc xây dựng tại vị trí này có đủ hiệu quả về mặt chi phí không?
• Có quy định quy hoạch nào cần được xem xét không?

• Các sân sẽ được bố trí như thế nào? Các tiện nghi như nhà câu lạc bộ (clubhouse) sẽ được đặt ở đâu ?
• Sân sẽ là trong nhà hay ngoài trời (hoặc kết hợp cả hai)? Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến khả năng sử dụng sân, hướng sân, lựa chọn bề mặt và chi phí.
• Bạn nên cân nhắc (các) loại bề mặt nào ?
• Bạn cần những phụ kiện gì, ví dụ: lưới, thiết bị bảo trì, ghế ngồi, v.v. ?
• Bạn có cần hệ thống chiếu sáng không ?
• Với sự phát triển của “mini-tennis”, trẻ em (đặc biệt là những em ở giai đoạn đầu học chơi) có thể yêu cầu kẻ vạch cho các sân nhỏ hơn.

Thuê một nhà thầu/nhà cung cấp. Sử dụng một nhà thầu có năng lực là một cách tiếp cận hợp lý, và một số hiệp hội thương mại có vận hành hệ thống chứng nhận hoặc tương đương.

Sau khi xác định được một hoặc nhiều nhà thầu tiềm năng:

• Tìm hiểu thêm về công ty, lịch sử và chất lượng công việc của họ.
• Họ có thực hiện công việc (về quy mô và phạm vi) mà bạn mong muốn không ?
• Yêu cầu các tài liệu tham khảo, danh sách đầy đủ các dự án gần đây và tham quan các dự án đã hoàn thành.
• Đảm bảo rằng các nhà thầu có bảo hiểm.
• Kiểm tra xem nhà thầu có bất kỳ bằng cấp chuyên môn nào không.
• Gặp gỡ những người sẽ trực tiếp tham gia vào dự án của bạn. Bạn có cảm thấy thoải mái với họ và sự hiểu biết của họ về các vấn đề của bạn không ?
• Yêu cầu các đề xuất bằng văn bản và so sánh chúng một cách cẩn thận. Những gì không bao gồm có thể quan trọng tương đương với những gì được bao gồm. Một tư vấn viên có thể giúp ích trong quy trình này.
• Khi bạn đã đưa ra quyết định sáng suốt, hãy lập một thỏa thuận bằng văn bản. Thỏa thuận này nên càng cụ thể càng tốt.

Trở thành một người tiêu dùng có kiến thức sẽ mang lại lợi ích, và việc đầu tư thời gian ngay từ đầu có thể giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và ngăn ngừa những rắc rối ở giai đoạn sau.